سياسة مكافحة الاحتيال والفساد

1. مقدمة والغرض  

تهدف المجموعة المالية هيرميس إلى إدارة أعمالها بأمانة ونزاهة، وتسعى جاهدة لتعزيز الثقافة المؤسسية التي تدعم السلوك الأخلاقي، وتتوافق مع أفضل الممارسات وتعامل جميع الموظفين والموردين والمجتمع باحترام وتراعي مصالحهم عند القيام بالأعمال. يؤثر الاحتيال والفساد سلبًا على الجميع في المجموعة المالية هيرميس، بما في ذلك الموظفين والمساهمين والعملاء.
تهدف هذه السياسة إلى تثقيف موظفي المجموعة المالية هيرميس بشأن الاحتيال والفساد، ووضع إطار عمل لمنع الاحتيال وإجراءات مكافحة الفساد وتحديد دور كل موظف في مكافحة أي احتيال وفساد محتمل داخل المجموعة المالية هيرميس. تنطبق هذه السياسة على جميع الموظفين بغض النظر عن مناصبهم في الشركة، ويجب قراءتها جنبًا إلى جنب مع سياسة قواعد السلوك الخاصة بالمجموعة المالية هيرميس. يعد الامتثال لهذه السياسة إلزاميًا وقد يؤدي عدم الامتثال إلى اتخاذ إجراءات تأديبية بما في ذلك الفصل.

2. تعريف الاحتيال

الاحتيال هو عمل متعمد يقوم به فرد أو مجموعة من الأفراد ينطوي على استخدام الخداع للحصول على منفعة غير عادلة أو غير قانونية، أو لرفض منفعة مستحقة لطرف آخر سواء كانت شركة أو حكومة أو فردًا.

3. تعريف الفساد

الفساد هو النشاط غير النزيه الذي يتصرف فيه الشخص المكلف بسلطة كيان (شركة أو وكالة حكومية أو أي كيان آخر منخرط في نشاط تجاري) بما يتعارض مع مصلحة الشركة ويسيء إستخدام منصبه من أجل تحقيق بعض المكاسب الشخصية لنفسه / لنفسها أو لشخص أو كيان آخر.

تشمل أمثلة الاحتيال والفساد ما يلي:

• التلاعب بالحسابات من أجل الحصول على أموال العملاء بشكل غير قانوني.
• تقديم معلومات العملاء إلى أطراف ثالثة دون الحصول على الموافقات المناسبة مسبقا.
• استخدام المعلومات الداخلية للحصول على ميزة مالية لنفسه أو لطرف مرتبط به.
• المحاسبة الخادعة، بما في ذلك الأخطاء الجوهرية والمتعمدة في المعلومات المالية.
• رسائل البريد الإلكتروني الاحتيالية التي قد يبدو أنها تأتي من الشركة وتسأل العميل عن أي معلومات شخصية أو مالية، على سبيل المثال: "كلمة مرور التداول عبر الإنترنت"
• قبول أي شيء ذي قيمة مادية من أطراف ثالثة، باستثناء الهدايا التي تقع ضمن الحد المسموح به لدى المجموعة المالية هيرميس ولا يقصد منها إضعاف الحكم الموضوعي، شريطة أن يتم إبلاغ إدارة الامتثال بها.
• الاستخدام غير المصرح به لموارد الشركة لتحقيق منفعة شخصية.
• قبول أو تقديم رشاوي أو إكراميات مقابل العمل مع مستشار أو مقاول أو مورد، سواء كان ذلك لصالح المجموعة المالية هيرميس أم لا.

تقع مسؤولية تطوير ومراقبة الضوابط للحد من الاحتيال والفساد على عاتق جميع المديرين، وتقع المسؤولية النهائية على عاتق الرئيس التنفيذي.

4. رؤساء الأقسام والمشرفون

بشكل عام، في حالات الاحتيال والفساد، تقع المسؤولية الأساسية عن إنشاء الرقابة الداخلية والحفاظ عليها على عاتق رؤساء الإدارات. يجب على رؤساء الإدارات التأكد من أن جميع الموظفين الخاضعين لإشرافهم على دراية بجميع التشريعات ذات الصلة وشروط الخدمة والسياسات والإجراءات، وأنهم جميعًا ملتزمون بها. تتمثل الأهداف الأساسية للرقابة الداخلية لرؤساء الأقسام في ضمان:

1. صحة وسلامة المعلومات.
2. الامتثال للسياسات والخطط والإجراءات والقوانين واللوائح والعقود.
3. حماية الأصول.
4. الاستخدام الأمثل لموارد الشركة الداخلية والخارجية.

كما سيكون رؤساء الإدارات والمشرفون مسؤولين عن:

1. الإبلاغ عن الأنشطة الاحتيالية المشتبه بها والتصعيد وفقًا لذلك.
2. تطبيق سياسة الاحتيال والفساد على الجميع بغض النظر عن الأقدمية.
3. الامتثال لمبدأ "برىْ حتى تثبت إدانته".
4. الحفاظ على السرية المطلقة.

5. التدقيق الداخلي

التدقيق الداخلي مسؤول عن مساعدة الإدارة في منع الاحتيال والفساد من خلال فحص وتقييم مدى كفاية وفعالية نظام الرقابة الداخلية. دور التدقيق الداخلي فيما يتعلق بتحقيقات الاحتيال هو كما يلي:

1. تقييم المستوى المحتمل للتواطؤ في الاحتيال داخل لجنة التحقيق من أجل حماية المعلومات وتقييم مصداقية المعلومات المقدمة.
2. تنسيق التحقيق مع الإدارة العليا بما في ذلك الحصول على المشورة القانونية وأي رأي آخر قد يكون مناسباً.
3. تعقد لجنة المخاطر والتدقيق اجتماعات منتظمة مستقلة لتلقي ومعالجة الشكاوى المتعلقة بضوابط المحاسبة أو مسائل التدقيق مع المراجعين الخارجيين. يجب أن يضمن التدقيق الداخلي الحفاظ على سرية هذه الاجتماعات؛ ويجب الإبلاغ عنها لرفع أي نتائج أو قضايا إلى لجنة المخاطر والتدقيق. في حالة عدم حل هذه النتائج، يجب أن يتأكد التدقيق الداخلي من الإعلان عن هذه النتائج في خطاب ارتباط المدقق الخارجي والذي سيتم الكشف عنه لأصحاب المصلحة.

المنع

يُتوقع من الموظفين التصرف بأمانة وجدية واتباع جميع سياسات وإجراءات المجموعة المالية هيرميس عند أداء واجباتهم. يجب على الموظفين الإبلاغ عن نقاط الضعف أو الثغرات المحددة في الضوابط التي يمكن أن تسهل الاحتيال.
يجب على الموظفين الإبلاغ فورًا عن أي واقعة احتيال أو فساد، سواء كانت مشبوهة أو فعلية، إما إلى مديرهم المباشر الذي بدوره سيرفعها إلى رئيس قسم التدقيق الداخلي، أو مباشرة إلى رئيس قسم التدقيق الداخلي.
أيضًا، يرجى التأكد من إرسال جميع شكوكك إلى: Fraud–staff@efg-hermes.com
سيتم التعامل مع تقارير الاحتيال أو الفساد بأعلى درجات السرية، وستتم حماية أي موظف يقوم بالإبلاغ عن الاحتيال أو الفساد المشتبه به من أي رد فعل سلبي على التقرير، شريطة أن يكون التقرير بحسن نية وليس ضارًا.
• مما يثير المخاوف:

يمكن إثارة المخاوف بشأن أي مخالفة سواء كانت مالية أو غير ذلك بعدة طرق. وتشمل هذه:

1. إثارة قضية الحادث مع مديرك المباشر أو مشرفك؛
2. الاتصال برئيس التدقيق الداخلي.

كيفية الإبلاغ عن الاحتيال

الكشف والتحقيق

رئيس قسم التدقيق الداخلي هو المسؤول الرئيسي عن قيادة أي تحقيق بطريقة متسقة داخل المجموعة المالية هيرميس. لا يجوز تحت أي ظرف من الظروف للموظفين أو الإدارة إجراء تحقيق بمفردهم أو مواجهة مشتبه به فيما يتعلق بادعاء السلوك الاحتيالي أو الفاسد. عند اكتشاف احتيال أو فساد محتمل، يجب ألا يتخذوا أي إجراء قد يضر بجمع الأدلة اللاحقة أو يؤثر على الشهود المحتملين.
سيتم توخي الحذر الشديد في التحقيق في الإجراءات الاحتيالية أو الفساد المشتبه به، من أجل تجنب الاتهامات الخاطئة أو تنبيه الأفراد المشتبه بهم إلى أن التحقيق جار.
عندما يكشف التحقيق عن حدوث احتيال أو فساد، تقوم إدارة التدقيق الداخلي بإصدار تقرير بنتائج التحقيق إلى الإدارة العليا وعند الاقتضاء إلى مجلس الإدارة من خلال لجنة التدقيق. لن يتم الكشف عن نتائج التحقيق أو مناقشتها مع أي شخص آخر غير أولئك الذين لديهم حاجة مشروعة إلى المعرفة.
لا تتمتع إدارة التدقيق الداخلي بصلاحية فرض الإجراءات التأديبية؛ تتولى الإدارة العليا، بالتشاور مع المستشار القانوني، اتخاذ قرار بشأن الإجراء التأديبي المناسب، والذي سيتراوح من تقديم إشعار إلى الجاني، إلى الفصل والإحالة إلى السلطات التنظيمية واتخاذ الإجراءات المدنية.
يُتوقع من المديرين التنفيذيين اتخاذ الخطوات اللازمة بشكل استباقي، مثل تنفيذ الضوابط من أجل منع حدوث الاحتيال أو الفساد أو تكراره.

تدرك الشركة أن نجاح سياسة مكافحة الاحتيال والفساد ومصداقيتها سيعتمدان إلى حد كبير على فعالية الموظفين في جميع أنحاء المنظمة.
لتسهيل الوعي، تدعم الشركة مفهوم التدريب التعريفي الكامل والتدريب والمتابعة. سيضمن هذا التدريب مسؤوليات وواجبات كل موظف في منع الاحتيال واكتشافه والإبلاغ عنه.
كل رئيس قسم في المجموعة المالية هيرميس مسؤول عن التأكد من أن موظفيه مدربين تدريباً كافياً للقيام بواجباتهم. قد يواجه الموظفون الذين يتجاهلون مثل هذا التدريب والتوجيه إمكانية اتخاذ إجراء تأديبي.
ستكون سياسة مكافحة الاحتيال والفساد متاحة لجميع موظفي المجموعة المالية هيرميس من خلال شبكتنا الداخلية ولأصحاب المصلحة الأوسع عبر موقع الويب الخاص بشركتنا بموافقة من الرئيس التنفيذي ورئيس العمليات